Aktualisierung der DMS-Struktur für WALDENMAIER Büroorganisation in Heilbronn

Alle Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort – die Grundlage tüchtiger Geschäftsprozesse. Durch neu definierte Metadaten im Zusammenspiel mit der integrierten Texterkennung und der starken Volltextsuche, werden Dokumente bei WALDENMAIER Büroorganisation nun noch schneller verarbeitet und leichter wiedergefunden. Wir bei IPS Concept freuen uns, mit der Planung und Umsetzung der Maßnahmen tatkräftige Unterstützung bei diesem Projekt leisten zu können.
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Was ist ein DMS und welche Vorteile bietet es Unternehmen?

Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine datenbankgestützte Software, die den gesamten Verarbeitungsprozess von Dokumenten übernehmen kann oder sie den zuständigen Sachbearbeitenden zuweist. Begonnen bei der Erstellung oder Erfassung, über die Zuweisung und Verteilung, bis hin zur Archivierung oder Terminierung, sind alle wichtigen Schritte abgedeckt. Dabei werden einordnende Informationen des Dokuments automatisch in einen Index aufgenommen, welcher dafür sorgt, dass sowohl die Software als auch die Mitarbeitenden neue Dokumente effizienter abarbeiten können. Anhand festgelegter Parameter, wie z.B. Dokumentenart, Kundennummer oder Datum, werden Dokumente automatisch einem Workflow zugeteilt und weitere Bearbeitungsschritte (z.B. Rechnungsprüfung oder Wareneingangsprüfung) über einen Bearbeitungsstatus angestoßen. Dies sorgt für besseren Überblick über alle Dokumentenprozesse. Darüber hinaus stellt ein DMS eine zentrales, digitales Archiv dar und sorgt für die gesetzlich vorgeschriebene Revisionskonformität.
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Weitere Vorteile

• Datenkonsistenz durch Verknüpfung von ERP (Warenwirtschaftssystem) und DMS  
• Verringerung des Aufwands bei der Pflege von Kunden- und Stammdaten
• Gesteigerte Effizient durch KI-gestützten Funktionen für digitale Prozesse
• Kosteneinsparung für Beschaffung und Lagerung physikalischer Archive
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Einige dieser Funktionen konnten wir in das bestehende System integrieren und damit helfen, die Arbeitsabläufe effektiv zu gestalten und den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden - denn, wer rastet der rostet!

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Wir bedanken uns bei WALDENMAIER Büroorganisation für das entgegengebrachte Vertrauen und wünschen viel Erfolg mit der erneuerten DMS-Struktur.